会社員時代は営業や経理担当が請求書を発行してくれていたかもしれません。しかし、フリーランスになると請求書の発行や送付は自分でやることになります。
ただ、請求書を作成したことがない方は
書き方がわからない
と疑問に思うことでしょう。
そこで本記事ではフリーランスが知っておくべき請求書の書き方やポイントを解説します。
請求書とは
請求書とは提供したサービスや商品に発生した代金を請求するための文章。請求書の発行は法律で義務付けられているわけではありません。しかし、期日までに支払いを促し、取引先とのトラブルを事前に回避したり、適切に帳簿を管理したりするためにも、日本では発行が推奨されています。
また通常の取引においてサービスや商品の納品後、請求書を発行・送付しないと代金を受け取ることができません。会社員の場合は営業や営業事務、経理、総務担当などが請求書を発行するケースが多いですが、フリーランスの場合は自分で発行する必要があるため、取引をした場合は忘れずに請求書を発行・送付しましょう。
請求書の基本項目
請求書に決められたフォーマットはありません。しかし一般的に以下の項目を記載することが多いです。具体的な内容をみていきましょう。
請求書を発行したフリーランスの正確な氏名や屋号を記載します。実際は別の人が作業した場合でも、請求を行う人の名前を記載してください。例えば、請求書を発行する人が案件を受注して、その作業を知人や外部のパートナーに依頼したとしても、請求書には発行する人の名前や屋号を記載することになります。また発行者の氏名や屋号の下に、住所や電話番号なども記載しておくと何かあった際に、取引先が連絡をとりやすいので親切です。
「株式会社◯◯◯◯」など取引先の正式名称や氏名（漢字、フルネーム）で記載します。取引先が法人で担当窓口がある場合は、担当者の所属部署や肩書き、連絡先の住所なども記載しておくと良いでしょう。取引先の名称、氏名、部署名、肩書き、住所などに間違いがあると失礼になるので、十分にチェックしてください。
帳簿管理がしやすいように取引年月日も記載しましょう。指定がなければ一般的には請求書を発行した日付を記載することが多いですが、場合によっては取引先から日付を指定されることもあります。念のため取引先に確認してから記載するといいでしょう。
請求書を発行する側が提供したサービスや製品、数量、金額などを明記します。例えば、時給4000円に価格を設定しているフリーランスエンジニアがシステムテストを20時間行った場合は、品目を「システムテスト」、単価を「4000円」、数量を「20」と記載するとよいでしょう。計算や作業が複雑で一つひとつの作業や商品に値付けが難しい場合は、プログラミング「一式」と記載することもできますが、後々のトラブル回避や売上管理のためにもできるだけ細かく記載することをおすすめします。記載する際に商品が軽減税率の対象品目の場合は、その旨もあわせて記載しましょう。
請求先がいつまでに振込（支払）をすればいいのか期日を明記します。通常は契約時にあらかじめ振込（支払）期日を決めてから取引を行いますので、事前に取引先と決めた期日を記載しましょう。余談ですが、振込期日は「納品月の末締め、翌月末払い」や「納品月の末締め、翌々月末払い」など、取引先によってさまざまです。「支払いが納品月の翌々月末だと資金繰りが苦しくなる」という方は、応じてもらえるかは取引先次第ですが、振込期日を翌月末払いにできるか取引先に相談してみましょう。また、振込期日を記載しないと後々、支払い遅延などのトラブルになる恐れもあります。未払いや支払い遅延を未然に防ぐためにも、必ず記載しておきましょう。
請求先が代金を振り込む際の口座情報を明記します。振込先の銀行名はもちろん、支店名、口座種別、口座番号、口座名を正確に記載しましょう。振込先の情報が間違っていると請求先が代金を振り込むことができず、支払い遅延にもつながるので、記載された振込先の情報が間違っていないか必ず確認してください
一般的には代金を振り込む側が手数料を負担しますが、場合によっては請求者が振込手数料を負担するケースも。後々トラブルになることを避けるためにも、「恐れ入りますが、振込手数料は御社にてご負担お願いします」など、どちらが振込手数料を負担するのか明記しておくとよいでしょう。
インボイス制度に対応するために
2023年10月1日からインボイス制度がスタートしました。インボイス制度とは一定の項目が記載された適格請求書（インボイス）にもとづき、消費税の仕入税額控除を計算し、証拠書類を保存する消費税法上の制度。
法人・個人事業主問わず、以下の要件を満たした「適格請求書」を保存しないと消費税の課税事業者として仕入れ税控除を受けることができません。
・適格請求書発行事業者の氏名または名称、登録番号
・取引年月日
・取引内容（軽減税率の対象品目の場合はその旨も記載する）
・税率ごとに合計した対価の額と適用税率
・税率ごとに区分した消費税額
・書類の交付を受ける事業者の氏名、名称
適格請求書を発行できない事業者から課税事業者が仕入れをした場合、仕入税控除が受けられなくなってしまうため、インボイスを発行しないフリーランスは取引先からの発注が減ってしまう恐れがあります。案件量は収入に直結するため、適格請求書発行事業者に登録することをおすすめします。すでに適格請求書発行事業者に登録している方も、インボイスの要件を満たす項目を請求書に記載しましょう。
フリーランスがおさえておきたい請求書のポイント
たかが請求書と思うかもしれませんが、細部への気づかいがみえる請求書を送るだけで、クライアントに与える印象が変わります。ここからはフリーランスがおさえおきたい請求書のポイントをご紹介します。
わかりやすさを意識する
手間を省くために項目や詳細の欄に「◯◯◯◯一式」と記載したくなる気持ちはわかります。しかし、何にいくらかかったのか詳細まで確認したい場合、「一式」だけでは不十分の場合も。取引先の発注担当者も上司や経理部から「何にいくらかかったのか」聞かれた時に瞬時に応える必要があるため、できるだけわかりやすく、何にいくらかかっているのか明記しましょう。
デザイン性を意識する
インターネットで「請求書 テンプレート」で検索すると無料でダウンロードできるテンプレートを取得できます。しかし中にはわかりにくいものや、簡易的すぎるものも含まれています。無料でテンプレートを探す場合は、できるだけデザイン性が優れたものやわかりやすさを重視したものを選びましょう。昨今は無料で使える請求書作成ツールも多く、デザイン性も高いのでぜひ試してみてください。
請求書はデジタルがいいのか、紙がいいのか
昨今、テレワーク、ペーパレス、脱ハンコ文化などが加速していることもあり、紙で請求書を郵送することを求める企業は減少傾向にあります。フリーランスの立場としてはわざわざ請求書を出力して、捺印して、封筒に入れて、郵送する手間やお金を考えると、断然PDF化して電子メールで送る方が簡単でお得です。しかし中には、紙で請求書を送ってほしいという企業もあるので、「どちらがいいか、悪いか」ではなく、取引先の要望に合わせて電子と紙を使いわけるといいでしょう。
請求書1つで与える印象が変わる
これまで自分で請求書を発行する機会が少なかった方も多いと思います。しかしフリーランスになると、自分で請求書を発行して送付する必要があります。
請求書を送らなければせっかく提供したサービスや商品の代金が振り込まれることはありません。請求書の送付をリマインドしてくれる取引先ばかりではないので、最悪タダ働きになってしまう恐れもあります。フリーランスに限ったことではありませんが、サービスや商品を提供したら必ず請求書を発行・送付しましょう。
また請求書にはその人の個性が滲み出るので、最後まで気を抜かずに作成することも大切。担当者の名前を間違えたり、わかりにくい請求書を送ると、それだけでイメージダウンにつながる恐れもあります。本記事で紹介した書き方やポイントを参考に、ぜひ好印象を与える請求書を作成してください。
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