フリーランスの交通費は経費？領収書の管理術から請求書の記載方法まで解説

2023年11月9日2023年11月10日

フリーランスで働いていると、交通費の扱いについて疑問に感じることもあるのではないでしょうか。そこで本記事では、交通費を経費として扱う際に考慮すべき注意点やまた確定申告で必要となる管理術などについて解説します。交通費をきちんと経費計上させ、確定申告での節税対策として活用させましょう。

フリーランスにおける交通費の種類はどのようなものがあるのか？

フリーランスの業務に関係した交通費は経費に計上することができます。具体的に見ていきましょう。

【公共交通機関を使用した移動】

・電車代
・バス代
・タクシー代
・航空運賃代
・フェリー代

【その他】

・ガソリン代
・駐車場代
・高速料金代
・運転代行代

基本的には、常識の範囲以内で妥当だと判断できる金額にする必要があります

フリーランスにおける交通費が経費計上になる・ならない事例集

フリーランスが交通費を経費計上できるのは「業務に必要な移動に使った交通費」のみです。交通費がなんでも経費になるわけでは決してありません。どのような交通費が経費になるのか具体例を紹介していきます。

クライアントとの打ち合わせや常駐先への移動に使った交通費

クライアント先に常駐しての作業やクライアント先へ打ち合わせに行く場合は、そのために要した交通費は経費計上となります。ただし、クライアントより交通費をもらっている場合には、収入として処理する必要があります。

打ち合わせ先に向かうために使ったプライベート車のガソリン代

業務に必要であれば経費としての計上が可能です。この場合、ガソリン代が経費になりますが正確に料金を算出することができないので、打ち合わせ場所までの距離と車の燃費を参考にガソリン代を算出します。勘定項目としては、「旅費交通費」、「燃料費」のどちらを使用しても問題ありません。

接待後、クラウアンドを送迎するために使ったタクシー代や運転代行費

クライアントを食事に接待した際に帰りに送迎したタクシー代や代行運転代も「交際費」としての計上が可能となります。接待を受ける立場の場合は「旅費交通費」としての経費計上になります。

出張先での交通費

出張交通費については経費計上として問題はありません。ただし、業務とは関係がなく観光のために使用した移動手段は計上はできません。あくまで業務に必要な移動だったことがポイントになりますので、注意が必要です。

フリーランスにおける交通費の記録術とは？

フリーランスが交通費の経費管理をするためには、帳簿へ経費明細を記帳する必要があります。交通費の記帳方法については以下を参照してください。

領収書が発行される交通費

新幹線やタクシー、飛行機などで領収書が発行される交通費は、領収書を保存してその内訳明細を帳簿へ記帳します。

領収書が発行されない交通費

電車やバスなどで領収書の発行がない場合では、紙ベースや電子データで交通費欄を作成し、それぞれ以下の内容のような内訳明細を記録しておきましょう。

・日付
・金額
・交通機関名
・行先や交通機関を利用した理由

交通系ICカードのチャージ代からの交通費

昨今では日常的に利用する交通機関のバスや電車の支払いを交通系ICカードで済ませる人がほとんどです。交通系ICカードへチャージした段階では交通費としての経費計上とはせず、実際に利用した区間額が経費計上に該当します。

交通系ICカードで支払った交通費は、領収書がなくても利用履歴からさかのぼり経費計上できます。ただし交通系ICカードへのチャージを業務用として現金などで行った場合は、帳簿と現金残高の付け合わせが必要になってくるのでチャージ代については帳簿付けも不可欠になります。交通系ICカードの利用履歴が表示されたデータを保存することや、プリントアウトして情報の記録を取るのも有効的です。

また交通系ICカードで一番多いのは、プライベートと業務用を分けず使用して混同してしまうことです。選別の確認作業に時間を要してしまうので、プライベートと業務用を分けて使用することをおすすめします。

白色申告でも交通費を経費にできるか？

白色申告でも青色申告同様に交通費を経費にできます。ただし、白色申告の場合、簡易的な申告になるため、税務調査が入った場合は不利な状況になりやすいです。日頃から青色申告同様に領収書などの証明書類を保管しておくことをおすすめします。可能な限り出金伝票を使用するのは避けて、領収書やレシートなど証拠能力の高い書類を用意するようにしましょう。