新型コロナウイルスが拡大してからリモートワークが普及し始め、採用の選考フローでオンライン面談を取り入れる企業が増えてきました。非対面であることから感染対策をせず移動時間、交通費も負担がなく日程の調整がしやすいことなども普及した理由と言えるでしょう。このようにオンライン面談は便利で効率的な手段ですが、一方で従来の訪問型の面談と違い、ネット環境の整備など一定のITリテラシーが求められることも事実です。そこで今回はオンライン面談に対応すべく、ここではあらかじめ知っておいた方が良い事、オンライン面談の流れやトラブルに至るまでを解説します。
1.オンライン面談の概要
オンライン面談とはZoomやSkype、Teams、Google MeetなどのWeb会議システムを使って、オンライン上で行う面談を指します。
具体的にどのような流れで進めていくのか、メリット・デメリットとあわせて解説します。
1.1オンライン面談のおおまかな流れ
対面での面談とは異なるオンライン面談ではどのような手順と進行で進められていくのか一般的なケースを把握して下準備に備えておきましょう。
【ツール】【開始時刻】【デバイス・ネットワーク環境】【カメラ・マイク・スピーカー】の設定と確認をあらかじめ済ませておき、もちろん遅刻厳禁が大原則ですので開始時刻の10分前（最低でも5分前）までにはログインをしておくことをお勧めします。
面談官が入室されたら対面での面談同様、挨拶に始まり自己紹介・PRや質疑応答を順次進めていきます。滞りなく面談が終了した後は面談官が退出するまで待つか、退出されない場合には一言「ありがとうございました」「それでは失礼します」など伝えて退出すると良いでしょう。
1.2オンライン面談のメリット
◇面談会場への移動時間や移動に伴う交通費の負担がなくなる
◇スケジュール調整がしやすくなる
◇場所の自由度が高まり自分のフィールドでリラックスして面談が望める
◇画面共有機能活用で情報共有が可能となり相互理解が深まりやすい
◇面談会場への移動時間や移動に伴う交通費の負担がなくなる
◇スケジュール調整がしやすくなる
◇場所の自由度が高まり自分のフィールドでリラックスして面談が望める
◇画面共有機能活用で情報共有が可能となり相互理解が深まりやすい
◇スケジュールの調整がしやすくなり優秀人材確保の拡大につながる
◇面談に関わるコストや労力削減につながる
◇選考課程のスピードアップにつながる
1.3 オンライン面談のデメリット
しかしながら応募者は全てがメリットのみではなく少なくとも対面面談での良さでもある職場環境の雰囲気を感じ取れにくくなることや、インターネット環境によるトラブル問題などがあります。また企業側では面談対象者の人物像や態度、所作などが見えづらいというデメリットもあります。
2.オンライン面談で事前準備しておくべき一般的マナー
続いて、オンライン面談の事前準備や押さえておくべきポイントについて紹介します。
2.1オンライン面談のネット環境と整備
オンライン面談ではインターネット回線が安定した場所を選ぶことがまず重要です。面談中に回線が途切れて中断することは避けましょう。また無線LANを使用するよりも有線LANがより安定的ではありますが、特に無線で問題がなければ大丈夫です。ただし固定回線ではないポケットWi-Fiやデザリングは回避すべきです。
2.2使用ツール確認やアイコン、プロフィール画像、場所・背景、身だしなみ、カメラ・マイクの調整
オンライン面談では「Zoom」「Skype」「Google Meet」「Microsoft Teams」などが企業でよく利用するツールになります。事前にどのツールを使用するのか判明した時点でツールの登録や動作確認と並行してカメラ、マイク（内臓の有無確認）やスピーカーの動作チェックも見ておきましょう。内臓ではない場合マイク付きイヤホンや外付けカメラで対応する準備もします。
使用するツールのアイコン、プロフィール画像、背景やアカウント名は面談官にも表示されるので面談に相応しくないものは避けることが望ましいです。さらに配慮すべき事としてオンライン面談の場所は騒音が入り込むことがなく、顔の表情が分かりやすく見えるよう照度調整や余計なモノが映り込まない部屋を選ぶことがベストです。
また、身だしなみについても先方から自由服装の指示がない限りは基本的にスーツ着用とするのが望ましいでしょう。オンラインでは上半身しか映らないとはいえ上下着用の上、清潔感や印象が良い身だしなみを心がけておいた方が相手側には好印象に映ります。
2.3資料やポートフォリオ、履歴書/職務経歴書の確認
事前に企業資料や提出したポートフォリオ、履歴書/職務経歴書はコピーの上、メモ用紙とペンあるいは質疑応答や伝えるべき事項などを書いたものを手元に用意しておいた方がいざ何か起こった際の安心材料になるはずです。
ここで注意しなくてはならないポイントとして手元にある書類やメモ用紙を初めから読むことを前提としてカメラから目線を逸らす、視線が下に落ちる行為は面談官の心象を悪くしますので可能な限り発言する情報は頭の中に入れておきましょう。
メモを取る事が必要な際には「メモを取らせて頂いて宜しいでしょうか」とお伺いを立ててから取ることをお勧めします。
3. オンライン面談でのトラブルや対処法
オンライン面談では対面面談と違った突発的なトラブルに見舞われる可能性がありますので、冷静に対処する上でもどのような問題が起こりやすいのかを事前に把握しておき、アクシデントを最小限に抑えられるようにしましょう。
3.1接続できない・入出できない・音声が聞こえない・途中で切れた
スムーズな面談環境を整える上でも面談中の通信、音声の途切れを回避すべく事前にインターネット環境で特にWi-Fiなど無線で問題が無ければ良いですが、有線接続での対応も選択肢の一つとして考えておきましょう。
オンライン面談で使用するソフトウエアツール自体に映像、音声トラブルが起こり得る可能性を考えて事前に動作確認、音量調整やマイク接続のテストを行い使用するツールに慣れておくことをお勧めします。万が一のトラブルに備えて予め緊急連絡先の確認をしておくことも大切です。
オンライン面談直前や途中でPCの不具合など故障があった際、電話やメールアドレスなどの緊急連絡先を事前に確認しておいた上で先方へ早急に状況を伝えて指示を仰ぎましょう。決して慌てず、パニックにならずに落ち着いて迅速に対応をすることが相互間で混乱を招かずダメージも最小限に抑えられます。
機械の不具合は予期せぬ事象ではありますが、日常的にメンテナンスや代替品を用意するなどの対策をしておいた方が良いでしょう。
4.まとめ
オンライン面談にまつわる概要を解説しましたが、対面での面談と基本的なポイントは同じになります。ただし、事前準備や注意しなくてはならない点は多々ありますので万全な状態で安心して本番面談に臨めるよう一つずつ徹底して確認しておくことが大事になります。
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