電子帳簿保存法はフリーランスにどんな影響が？メリット・デメリット・注意点を解説

電子データで帳簿や書類を保存することは書類の置き場の削減につながります。帳簿や書類は7年程度保管しなくてはならないものなので、紙での保管の場合は保管スペースの占有や外部委託で保管する場合には利用コストがかかるなど、データ保存はその分保管場所の確保やコストもかかららず効果的です。

紙の帳簿保管の場合にはファイリング作業が発生しますが、電子保存の場合は画面上での操作で簡単に保存することが可能です。

また紙の帳簿が必要な際には保管スペースまで足を運び必要書類の抽出作業が必要になり時間と手間がかかります。

電子的に帳簿や書類の保管がなされていれば、簡単に必要データの検索をすることができ、破棄する場合でも電子データであれば削除することが簡単です。

帳簿や書類を電子保存することは、紙での保存で必要となった印紙代や印刷代、インク代あるいは取引先への郵送費などの必要経費を削減することが可能となります。

また、ファイリングなど管理にかかる人件費やスペース費も大幅に削減できるのでコスト削減には大きなメリットになるでしょう。

紙の書類を扱う際は改ざんのリスクや破損してしまったり紛失する可能性がありますが、電子的に保存したデータであれば認証された社員のみがアクセスすることも可能になり、また外部クラウドシステムを利用することでバックアップ機能でのデータの紛失や破損なども回避できるでしょう。

帳簿や書類を電子データ保存するためにはシステムを導入する必要があります。クラウドサービスの場合、初期費用と月額費用などランニングコストも発生します。

真実性と可視性の確保の要件を満たす必要があり、データ管理に関する基本的な知識やスキルが必要不可欠となり、慣れていない人が作業をすると必要以上に手間や時間がかかってしまうこともあるでしょう。

（参照：優良な電子帳簿の要件｜国税庁 ）

システム障害でサーバーがダウンしたり、端末自体が破損した場合は復旧までの時間を要したり、データそのものが消失してしまう可能性があります。

消失したデータの復元は極めて困難です。また日常的にデータのバックアップを徹底することが求められます。

法改正前まで帳簿や書類を電子データで保存する際は3ヶ月前までに税務署　長の承認が必要でしたが、法改正後は不要になります。

「優良な電子帳簿の要件」を満たすことで、万が一申告した内容に漏れが　あった場合、過少申告加算税が5%軽減されることとなりました。

以下の最低限の要件を満たすことで電子データでの保存が可能になりました。

【システム関係書類を備え付けること】
【画面・書面に整然と形式や明瞭な状態で出力できること】
【電磁的記録のダウンロードが出来るようにしておくこと】

電子帳簿保存と同様に、スキャナ保存についても承認が不要となりました。

スキャナー保存の場合、受領者が署名後3営業日以内にタイムスタンプを付　与する必要がありましたが、法改正後は不要となりタイムススタンプの付　与期間が最長2ヶ月以内に緩和されることとなります。

電子データを保存する際に「取引年月日」「勘定科目」「取引金額」など　の項目を検索機能として必須でしたが、法改正後の検索機能は、「取引年　月日」「金額」「取引先」のみに軽減されます。

本人以外による原本との照合「適正事務処理要件」が必要でしたが、法改正後は不要となります。

スキャナ保存での電子記録で隠ぺいや仮装された事実があった場合には重加算税10％が課されるようになりました。

スキャナ保存同様に改正となり、売上高5,000万円以下の事業者は、税務調査等ですぐに提示できるようであれば検索要件は不要になります。

「紙への出力による電磁的記録の保存」が廃止されました。

スキャナ保存と同様に改正となり、電子取引での隠ぺいや仮装があった場合には重加算税10％が課されるようになりました。